S04E01: Prozesse, Prozesse, Prozesse

00:00:00: Eine der ersten Sachen, die ich mache Pascal ist zu gucken welche Schattenprozesse gibt es.

00:00:05: Weil die werden ja nicht gebaut – genau wie du sagst Annika war jemand sachtbar und ich habe jetzt Bock die Annika zu nerven sondern weil da jemand sitzt und sagt Ich möchte den Leuten nach der Probezeit ein vernünftiges Feedback geben.

00:00:16: Ich hab jetzt mal selber im Probe-Zeitbogen gebaut was übrigens mit der unangenehmste Moment ist wenn jemand reinkommt und sagt ich habe hier einen eigenen Performance Management Bogen weil HRs nicht hingekriegt hat.

00:00:26: Also wirklich, da sitzt du ja und denkst, oh das ist so hart unser Job.

00:00:30: Und dann ist für mich das Wichtige einmal, dass auch anzuerkennen also nicht persönlich zu nehmen und zu sagen dein Bogen ist scheiße weil ich bin hier AHR sondern anzuerkennender hat sich jemand hingesetzt und sich Gedanken gemacht zum Wohle der Firma und die Leute dann mitzunehmen um zu sagen ah das ist ja eine ganz tolle Idee.

00:00:51: wichtig weil a für die Stimmung und b das sind ja offensichtlich die Führungskräfte Die Bock auf HR, also die kannst du ja zu Verbündeten machen.

00:01:00: HR

00:01:01: ungeschminkt!

00:01:04: Der ehrliche Personal-Podcast mit Anjuli

00:01:11: und Annika.

00:01:17: Liebe Zuhörerinnen und Zuhörer.

00:01:19: ein ganz herzliches Willkommen von uns zu Staffel vier unserer Auftaktfolge heute in eine neue Staffel.

00:01:30: Ich auf jeden Fall freue mich sehr und ich kann euch versprechen, wir haben sehr viele spannende Themen für euch.

00:01:36: Und noch spandere Gäste und Gästen für diese Staffel geplant!

00:01:40: Liebe Anjuli, bist du auch so exzited wie ich?

00:01:43: Das ist gar keine fahne Frage.

00:01:45: Bist du auch also exzit... Nee, ich find's nur okay.

00:01:48: Nein das is natürlich ein Scherz für die treuen Zuhörenden unserer Staffeln.

00:01:54: Ihr wisst, ich rede eigentlich seit Staffel eins von der Prozessstaffel weil Das ist mein Lieblingsthema.

00:02:01: Bevor wir rein starten, würde ich vielleicht nochmal zwei Sätze zu uns sagen, falls irgendwer neu eingestiegen ist?

00:02:06: Ich bin die Ann-Ruli und ich liebe HR Prozesse und deswegen arbeite ich auch in HR Prozesen und berate Positive Impact Firmen dabei wie sie ihre HR Strategie nicht nur entwickeln sondern eben auch auf die Straße bringen.

00:02:21: und das macht man wie genau mit smarten Prozessen.

00:02:25: Und deswegen freue ich mich, dass wir diese Staffel... Annika!

00:02:30: Ich bin immer ganz aufgeregt wenn wir das sagen, weil ich kann mir gar nicht vorstellen, dass sie das hinkriegen.

00:02:35: Aber Plan ist, dass die Staffel ein richtiges How-to Prozesse machen und mal eben nicht immer nur sagen Ja dann muss HR mit dem Business Align sein.

00:02:46: Sondern wie macht man das?

00:02:48: Und ich würde sagen, Annika Wir haben eigentlich das perfekte Setup für unsere erste Folge dazu.

00:02:55: Ich freue mich auch sehr auf die Staffel und zwar, ich weiß nicht wie es dir geht.

00:02:59: In den seltensten Fällen habe ich bisher gesehen das HR-Themen daran gescheitert sind dass die Ideen und die Strategie echt schlecht gewesen sind sondern häufig war es Wie bringen wir die Themen jetzt wirklich auf die Straße?

00:03:11: Und das hängt immer eins zu eins mit Prozessen und Umsatzungen zusammen Und ich finde, das Thema wird viel zu wenig diskutiert.

00:03:19: Deswegen freue ich mich auch riesig wirklich auf eine eher operativere Staffel als wir es die letzten Staffeln gemacht haben.

00:03:26: Kurz nochmal zu mir bevor ich unsere heutige Gäste in Vorstelle!

00:03:30: Ich bin Annika, bin COO-Beistatister und habe damals vor einiger Zeit einen Quereinstieg ins HR gemacht.

00:03:38: Und genau, arbeite sehr gerne im HR.

00:03:40: endlich wie die Anjuli Und Anjuli hat es ja schon angeteasert zum Thema Prozesse und Auftakt.

00:03:46: Haben wir, wie wir finden die perfekte Gäste heute bei unserem Podcast.

00:03:50: ein ganz herzliches Willkommen an Pascal Perot.

00:03:54: Wundervoll dass du da bist!

00:03:57: Vielen Dank Anjali und Annika.

00:03:59: ich freue mich auch sehr.

00:04:00: danket euch dabei sein darf und vor allem war der Auftaktsstaffel.

00:04:03: Ich fühle mich sehr geehrt.

00:04:06: Wir freuen uns auf jeden Fall sehr mit dir heute über Prozessthemen zu sprechen und ich finde, du hast da einfach eine sehr coole und richtige Meinung auf das Thema.

00:04:16: Warum sind Prozesse wichtig?

00:04:17: Und warum stellen die so ziemlich das Fundament von guter HR Arbeit dar?

00:04:23: Aber bevor wir da rein springen, magst Du Dich einmal unseren Zuhörerinnen und Zuhören vorstellen!

00:04:30: Ja, sehr gerne.

00:04:31: Mein Name ist Pascal Perot.

00:04:33: mit dem Vornamen habe ich so einen Genderjoker.

00:04:36: Das sind insofern nämlich auch den Gast.

00:04:39: Ich bin aktuell die Personalleiterin bei der GHD GesundheitsgmbH.

00:04:45: Wir sind in Deutschland Marktwühren für Home Care Services.

00:04:49: Dort veranworte ich die gesamte EHR Funktionen für die GHD-Gruppe die sich derzeit auch in einer Phase weitreichender Veränderungen befindet.

00:05:00: Schon seit vielen Jahren bin ich in HR-Führungsrollen, den sehr unterschiedlichen Unternehmenswelten.

00:05:06: Deshalb finde ich das mit Prozessen auch so spannend weil ich habe es erlebt im internationalen Konzern über Private Equity geprägte Transformation und halt auch ganz klassisch operativen Veränderung und Restrukturierungssituation Ja, und hat mich dabei durchgehend beschäftigt.

00:05:23: Und deshalb freue ich mich auch total auf das Thema.

00:05:26: heute ist wie wir in der Erarbeitung zusammenbekommen einerseits dieses belastbare operative Fundament aber gleichzeitig die Fähigkeit Organisationen, Führungen und auch das Technologie-Thema was uns hier treibt so weiter zu entwickeln dass wir unsere Unternehmen ja zukunftsfähig gestalten und diese auch zukunftspfähig bleiben.

00:05:48: Ich will gleich reinspringen.

00:05:50: Darf ich gleich rein springen?

00:05:51: Ja, springe

00:05:52: selbstverständlich.

00:05:53: Oh Gott!

00:05:54: Das wird eine aufregende Staffel für mich.

00:05:56: Ich finde übrigens auch total spannend all das was du gesagt hast.

00:06:02: also wie können wir das transformieren und was braucht es für Prozesse und wie kann er das machen?

00:06:07: aber was ich eben auch so krass finde und jetzt neulich erst so richtig gelernt habe Egal wie gut deine Prozesse sind und wie gut du die durchgedacht hast im HR, Du musst wenn du eine gewisse Größe hast einfach Zeit einplanen.

00:06:23: Also egal wie klein die Änderung ist ich finde es so krass zu lernen dass das eben nicht nur Wie stelle ich's mir vor?

00:06:31: Wie ist es gut sondern wie kriege Ich die Menschen dahin?

00:06:35: und gerade bei größeren Firmen und grade denke ich Medizinischen ist es ja noch schwieriger.

00:06:42: Ja Zeit muss man definitiv einplanen und gleichzeitig, also wie man das oft macht bei diesen Prozessen ist auch meine Erfahrung für operieren am offenen Herzen.

00:06:53: Also ich kann da auch nicht in den Prozess stoppen sagen Ich mache jetzt mal drei Monate um Prozessoptimierung holen mir alle Leute die ich brauche aus dem Unternehmen weil wir können das ja auch nicht nur close job halte in HR machen dann machen wir den prozess schön und dann starten wieder sondern unser lieber Employee-Live-Seikel, der läuft ja durch.

00:07:14: Und das ist halt die Herausforderung.

00:07:16: also wir brauchen Zeit.

00:07:18: allerdings müssen wir iterativ arbeiten und ich sehe die Prozessveränderungen auch oftmals von Zyktus zu Zyklus dass man sagt okay jetzt ist da schon mal was besser und dann im nächsten Zygdus wird er wieder was besser weil es kommen hier immer wieder Veränderungen dazu.

00:07:31: Ich starte jetzt mit einer bisschen kätzlerischen Aussage die mich umtreibt.

00:07:38: Ich hab entteilen das Gefühl so und ihr beide unterbrecht mich, wenn ihr sagt ich bin total in meinem Tunnel.

00:07:45: Und ihr seht es gar nicht so.

00:07:47: Ich habe das Gefühl, dass wann immer ich gerade mit jüngeren Herr Ehlerinnen spreche also mit Jünger meine ich noch bisschen unerfahrene auf einigen Themen, dass diese Prozessarbeit eher so ein bisschen unsexy abgetan wird.

00:08:05: HR spricht ganz viel darum, sich selber weiterzuentwickeln.

00:08:09: Es ist total gut darin um sich selbst zu drehen hat aber teilweise ein bröckliches Fundament weil keiner Lust hat auf die prozessualen Aufgaben.

00:08:19: und ich selber finde du kannst noch so tolle Benefits und Initiativen haben wenn dein Fundament wackelt verbrennst Du Nerven und Zeit an den falschen Stellen.

00:08:31: Das ist auch so ein Stück weit Glaubwürdigkeit, ja?

00:08:34: Wenn du irgendwie das X-Timmer den Parallelprozess versammelst aber dafür irgendwie neue Obstkörbe hinstellt.

00:08:40: Ich weiß nicht ob da die Priorisierung so die richtige ist.

00:08:43: von daher ich starte jetzt mal mit dieser bisschen bäschenden Aussage Aber beobachtet ihr es genauso wie es euer Blick darauf?

00:08:53: Ja also du sagst das ganz genau.

00:08:55: Mit den HR Prozessen Da sind wir ja auch ganz stark bei dem Thema Employee Branding.

00:09:01: Das sind wirklich die Kontaktpunkte, die wir haben.

00:09:03: Also was erleben die Mitarbeiter im Unternehmen?

00:09:06: Und da können wir noch so toll vorher geworben haben, was sind wir super wenn sie dann bei uns starten und von vornherein sind wir zu langsam, am Anfang funktioniert das On-Boarding nicht.

00:09:19: Die IT läuft nicht die wissen nicht was sie zu tun haben dann ist halt das ganze Thema im Grunde fast schon in den Boden gefallen.

00:09:26: da hat man ganz ganz viel zu tun um dem Mitarbeiter wiederzu motivieren weiterzumachen.

00:09:32: und wie verlieren dann definitiv Anglaubwürdigkeit?

00:09:35: weil schlussendlich ist es nicht das was wir sagen sondern dass was wir tun das zählt.

00:09:40: Und da erleben dann nicht nur Mitarbeiterinnen, die neu bei uns anfangen.

00:09:44: Sondern das sind halt vor allem die Bewertenmitarbeiter, die wir haben und die wir halten wollen auf die wir bauen den Grunde Prozesse bekommen von uns, die es ihnen ermöglichen ja noch besser zu arbeiten schneller zu entscheiden und die Führungskräfte in ihrer Führungsaufgabe unterstützen.

00:10:03: Also das stimmt alles was sie sagt.

00:10:05: ich überlege gerade auch Wie ich das wahrnehme, weil Annika... Ich fühle es auch.

00:10:09: Also ich habe ganz oft in meiner Beratung dass wenn ich sage wollen wir mal über die HR Kernprozesse reden wie wir das machen?

00:10:18: Ich so eine gewisse Unwilligkeit erlebe wo Leute sagen ja aber dafür bin ich gar nicht da sondern ich bin ja da dafür dass sich die leute wohlfühlen und wir wollen.. Ich will ja Employee Branding machen und Live Experience habe ich ganz oft so eine Kombination auch aus.

00:10:34: ja, ich mache Kultur und wir reden da ganz viel über Yoga-Pausen.

00:10:39: Und über den Obstkorb und dann wird denn ne Workation für alle organisiert und ich verstehe sogar dass das auf den ersten Blick die Themen sind wo du Blumentöpfe gewinnst.

00:10:50: Also das Office Management wird immer bei der Weihnachtsfeier gelobt.

00:10:53: So hey vielen Dank dass ihr die Weihnachts Feier organisiert habt und keiner sagt Hey vielen dank dass es gehalten monat pünktlich ist Weil es natürlich cooler ist zu sagen, ich habe jetzt eine Workation organisiert oder es gibt neue die achtzente Haarvermilch und ich hab manchmal das Gefühl dass das auch... Oh Gott!

00:11:11: Ich habe so Angst ein bisschen am Recruiting liegt.

00:11:15: Also dass ganz oft die falschen Leute in diese HR-Liedrollen gerade in so Startups befördert werden weil auch ne Geschäftsführung nicht weiß wie wichtig diese Basis HR-Prozesse sind, damit erst mal das Gerüst läuft.

00:11:32: Weil es ist ja super unsexy zu sagen ich habe jetzt mal das HR System so aufgeräumt dass wir One Source of Truths haben und alle Visa sind jetzt richtig!

00:11:42: Wir kommen jetzt nicht in Probleme mit dem Zoll So und ich glaube manchmal haben wir uns ein bisschen verloren wenn wir über Piepel und Kaltschereen Dass da eben auch der Visa Prozess drin ist Und die Werkstudentenbescheinigung.

00:11:57: Ich finde es so nett, wenn du People und Culture sagst.

00:12:00: Dass ich erlebe dass oft ach du machst ein bisschen people und culture das ist also ein bisschen dispektierlich.

00:12:08: manchmal klingt entschuldigt mich das sage So ihr tanzt euren Namen und macht ein bisschen event management Und dabei sind wir mit hr und so sehe ich das also human resources wirklich die menschlichen ressourcen eigentlichen Kapazitäten und Skills.

00:12:27: Also ich sage immer meine Geschäftsführung, ihr könnt auch die beste Strategie entwickeln wenn wir die Menschen nicht hinter uns haben, die das umsetzen können, dann steht unter dem Strich schon mal gar nix.

00:12:38: also ich finde wir haben eine wirklich große Verantwortung mit HR Daten in HR, das ist halt nicht mehr nur Perul und Verwaltung.

00:12:48: Das sind alles darüber hinaus gegen Daten die wir als verlässliche Grundlage brauchen für die Steuerung und auch Veränderungen im Unternehmen.

00:12:57: Und dass es etwas dieses feste Fundament um das wir nicht herumkommen heutzutage gerade im Blick auf die Zukunft weil nur das was wir an verlässlichen Datenbeuten haben ermöglichtes uns ein sauberes Workforce-Planning zu machen, das Talent und Performancemanagement, Reorganisationen zu planen.

00:13:17: Und wir haben ja noch nicht über den Einsatz von KI angefangen zu sprechen.

00:13:22: also insofern sehe ich dass als absolutes Notwendigkeit dieses ursprünglich KORHR genannte.

00:13:30: Das ist das was wir in die Zukunft tragen weil wenn man diese Badenbasis nicht hat und Prozesse dann passiert rechtlich nicht.

00:13:37: Wir sind schon knietief drinnen im Thema, wir sprechen über Kernprozesse gerade oder über das gute alte Core-Edge A. Was ist das wo ihr sagt?

00:13:47: Das muss absolut im Griff sein auf ich sage mal höherer Flughöhe.

00:13:54: Wir müssen jetzt nicht bis ganz tief unten in die Studiebescheinigung für Werklies gehen aber zumindest sagen was muss denn eigentlich alles stehen Bis wir sagen, wir können auch mit irgendwie anderen Themen anfangen.

00:14:08: Für mich ist die Orientierung in den Kernprozessen das, was ich vorhin schon angesprochen habe der Empire Life Cycle ein bisschen als Rückgrat wenn man das so nimmt.

00:14:18: also das heißt natürlich diese reiringere Gruting Prozess die muss sitzen sonst kriegen wir keine Leute an Bord Das Onboarding damit ihr möglichst ab Tag eins Die Realität sieht manchmal anders aus wirklich so viel wie möglich produktiv sein können, dafür stellen wir sie ein.

00:14:34: Also gerade alles was Vertragsveränderungsprozesse ist Payroll Wir können alles abstellen aber die Kohle muss fließen.

00:14:41: und gut dann vor allem vielleicht noch einen Kernprozess.

00:14:44: das ist das Ganze sehr weit getrasten.

00:14:46: ich nehme jetzt Performance Management Alles was dazu gehört mit Gehaltserhöhung und Prämienprozess und Mitarbeitergespräch und schlussendlich das Offboarding.

00:14:55: also dass sind für mich schon die zentralen Säulen die wir da abdecken müssen.

00:14:59: Aber darüber hinaus, wenn wir vielleicht noch mal eine Ebene drübergehen, muss man wirklich die Frage beantworten.

00:15:05: Wäre es wohl in der Organisation?

00:15:06: Welche Rolle hat die Person?

00:15:08: Wer führt weh hin?

00:15:10: Die Kostenaspekte für Anfortlichkeiten und so was muss halt einfach sitzen.

00:15:14: Boah da bist du schon größer als ich jetzt angefangen hätte.

00:15:17: Entschuldigung.

00:15:18: Nee ist doch gut!

00:15:19: Ist doch total gut weil... Ich bin jetzt in einer Situation.

00:15:23: deswegen freue mich so sehr über die Folge wo ich super kurzfristig in einem Start-up Einfach mal die gesamte HR-Managin musste, weil die HR-Dame ausgefallen ist.

00:15:34: Also ich war die HR!

00:15:37: Und da habe jetzt schon gemerkt die Coor-Coore Prozesse für mich aber ich bin gespannt ob ihr mich gleich in der Luft zerreißt wäre einmal wie erstelle ich einen Vertrag?

00:15:48: Weil du kannst das Recruiting, kannst du sogar im Härtefall an Headhunter aussourcen.

00:15:54: Aber dieses klassische Wie viel Gehalt kriegt ihr jetzt jemand für eine Rolle?

00:15:59: Und wer gibt das frei.

00:16:01: Also ich habe mehrere Unterhaltungen führen müssen, bis ich wusste darf dieser Mensch da eingestellt werden.

00:16:08: also gar nicht wie du schon sagst mit Kosten und Kosten stelle sondern das erste ist schon mal wisst ihr als HR wer entscheiden darf ob diese Person freigegeben wird und eingestellt wird dass ich die Daten von diesen Leuten habe.

00:16:23: Und wenn das ein Werkstudierender ist, Werkstudent und wenn das jemand mit Arbeitserlaubnis ist, aber für mich wären die großen drei Punkte, wenn ihr gar nichts anderes habt Einstellung und Dokumentation Gehalt Unkündigung.

00:16:40: Also wie stehe ich sicher, dass jemand nicht bezahlt wird der raus ist?

00:16:43: Das wäre für mich super basic.

00:16:47: Wenn ihr gar nix anderes macht, das macht ja Steuerberater

00:16:50: Nicht völlig d'accord auf das Basic reduziert.

00:16:52: Das ist das, was sich bei uns in den ganzen Transformationsprozessen, auch wenn wir mal in Restrukturierung sind, ihr könnt HR auf ein Minimum reduzieren und das ist wie du sagst Einstellung.

00:17:03: die Leute müssen bezahlt werden und dem müssen wieder aus.

00:17:06: Das is wirklich das absolute Basic.

00:17:08: Wenn du nix anderes in HR machen willst

00:17:11: Ja dann wär's auch nur HR.

00:17:14: Dann iß es wirklich Personalverwaltung.

00:17:17: Wahrscheinlich ißes dann Lohn Es ist Lohnabrechner.

00:17:23: Weil du schaffst den Tatbestand, dass Mitarbeiter Lohn bekommen dürfen und mit dem Vertrag und der Kündigung, dass sie dann keinen Lohn mehr bekommen?

00:17:32: Also es ist eigentlich nur noch Boney.

00:17:35: Das ist jetzt mal so.

00:17:36: das Gerüst, ich sag mal bei einem Knochen muss ja auch noch Fleisch dran sein.

00:17:41: Und gerade in einer aktuellen Zeit – wir haben's zwischendurch schon mal angeteasert – sind die Fragestellungen, die wir als HR haben Ja, ein Tick vielfältiger als das Thema Lohn.

00:17:52: Aber ja, das sind erstmal die Grundbasik-Themen und damit finde ich aber auch dass sind die Themen, die müssen kompromisslos stehen!

00:18:02: Und das müssen die Themen sein... müssen wir aus dem FF beherrschen und darauf können wir dann auf diesem Basisfundament, auf dem Knochen können wir quasi sagen jetzt bauen wir weiter auf.

00:18:17: Jetzt nehmen wir weitere Themen dazu.

00:18:19: was ich noch einmal gerne mit euch besprechen würde bevor wir ins nächste Thema übergehen ist Was genau haben wir eigentlich denn für Risiken wenn diese Prozesse nicht stehen?

00:18:31: Und das finde Total wichtig, sich dem einmal bewusst zu werden, dass das Risiko nicht nur ist.

00:18:37: Ich habe eine negative Kulono-Bewertung irgendwo stehen und das ist ganz doll blöd, sondern da steckt ja auch ein anderes Risiko dahinter wenn man sagt diese Prozesse funktionieren nicht.

00:18:48: Ich hab so drei Punkte die ich sehe.

00:18:50: also zum einen ist es halt, dass wir Fehler um Doppelarbeit machen als erst mal von den Prozessen sprechen was auch zur Frust führen kann und vor allem wenn wir schnell Entscheidungen treffen müssen oder uns verändern müssen, dann hakt es einfach.

00:19:11: Wie du sagst zu mich an Junior, wer ist überhaupt dafür verantwortlich so eine Einstellung freizugeben?

00:19:16: Da ein anderes Risiko was ich oft sehe ist schlechte Prozesse erzeugen auch auf Schattenprozesse.

00:19:24: Also wenn das einmal in der Orge anfängt und woanders ein Bereich, eine Führungskraft wäre immer, eine eigene Mitarbeiterliste zu führen oder einen eigenen Prozess zu machen.

00:19:34: Und diese Schattenprozesse funktioniert nicht.

00:19:37: also da kommt man aus dem Gleichgewicht und schloss endlich.

00:19:40: auch glaube ich.

00:19:40: das dritte ist das was ich meinte die Prozesse entwickeln sich ja trotzdem.

00:19:44: Wenn wir sagen so Wir haben jetzt einen super Prozess tippi-toppie!

00:19:47: Wir müssen dann nie wieder dran machen.

00:19:49: Wir haben zum Beispiel die Anschuldige geholt Wir haben einen tollen Prozess aufgesetzt und jetzt können wir uns wieder zwanzig Jahre starten legen.

00:19:56: Da verwässern die Prozesse, es kommt immer wieder Sonderfälle dazu Es kommen äußere Einflüsse, innere Einfüsse Und wenn wir das nicht anpassen dann kollabieren auch diese Prozisse irgendwann mal.

00:20:08: Unsere Zurerinnen und Zurer können uns ja nicht sehen sondern Anjumi und ich haben gerade einfach nur unfassbar hat genickt auf diesen Thema Und Zässe?

00:20:19: Ich finde total witzig.

00:20:21: Natürlich gibt es auch HR-Shuttonprozesse, weil ich habe ja immer nur meine Schattenbuchhaltung gehabt.

00:20:27: Weil der Feind ist nicht ein Stück vertrunter.

00:20:31: Aber da fällt mir ein... ...ich bin bei einem Unternehmen gekommen, da gab es mehrere Schattenurlaubslisten.

00:20:38: Weil es gab so eine Exeliste des Todes.

00:20:41: Ihr Lieben Zuhörenden, sagt mal ob ihr die noch kennt oder mittlerweile wie in einer Welt sind wo es die nicht mehr gibt.

00:20:47: Aber damals gab es die Urlaubsliste des Todes.

00:20:50: da hatte irgendwer also irgend wer aus der IT auch auf jeden Fall oder aus BI so eine Ex-Liste gebaut wo so ne Formel hinterstand die niemand gecheckt hat und dann durfte man da immer nur eine Zeile kopieren und hat die neue Person eingetragen Und dann wurde das irgendwas gerechnet.

00:21:08: Dann hatten wir einen Papierantrag gehabt hat den sich unterschreiben lassen von HR, hat dann in dieser Liste das eingetragen und natürlich hat es vorne und hinten nicht gestimmt.

00:21:17: Weil da immer irgendwas schiefer und dann hatte der Jochen doch vierzehn Tage mehr oder weniger Urlaub.

00:21:23: also das ist jetzt... Grüße gehen raus an die Finance!

00:21:26: Natürlich ein blöder Prozess zum Thema Urlaubsrückstellungen und für deren Buchhaltung aber das sehe ich ja jetzt nicht dramatisch für HR auf dem ersten Blick.

00:21:36: Aber wie viel Glaubwürdigkeit?

00:21:39: Hast du denn als HR zum Thema Tisch und Platz und mitreden bei der Business-Strategie, wenn du sagst ja ich weiß nicht genau wie viele Urlaubstage die Annika noch hat.

00:21:51: Könnten sieben sein oder siebzehn?

00:21:52: Warte!

00:21:53: Ich guck mal in die Excel-Tabelle Und dann stehst du vor mir an die Konzerte und sagst Ja aber ich habe hier am sieben und zwanzigsten achten gar keinen Urlaub mehr gehabt weil bla bla bla.

00:22:01: Dann muss sich zugeben dass ich das vergessen hab.

00:22:04: Das ist nicht dramatisch Aber geil ist es nicht.

00:22:08: Das Thema, was gerne gerade bei meinen Kundinnen vergessen wird ist ja die Prüfung alle vier Jahre.

00:22:14: Wenn du deine Prozesse nicht sauber hast und dann kommt die Lohnsteuer außenprüfung – und dann sagst du hier, was weiß ich denn?

00:22:19: Woher die Annika den Gutschein hatte, den wir da bezahlt haben?

00:22:22: Das bestimmt weil sie zehnjähriges Firmenjubiläum hat!

00:22:26: Und da reden wir von Viehgeld.

00:22:28: Also

00:22:30: zu Exelisten des Todes, ich habe auch noch eine kleine Anekdote aus Unternehmensberatungszeiten.

00:22:34: Da hatten wir ein Projekt, da hab' ich irgendwann – ich weiß noch – zu Personal-Daten und Kostenthemen die damalige Personalleiterin angesprochen hat und brauchte ihnen Daten auszug.

00:22:45: Die verwies mich dann an diese einen Kollegen aus ihrem Team mit den Worten sprich mal die Sohn so an!

00:22:53: All diese Daten sind bei ihr in der Ursuppe?

00:22:58: Ja, genau.

00:22:59: Die US-Suppe war halt auch die Echsel des Grauens, wo alles drin geführt wurde zwischen Finance und zwischen HR.

00:23:06: Und es war kein kleines Unternehmen, wo man jetzt sagt das waren fünfzig Mitarbeitende.

00:23:12: also das Unternehmen war groß genug um sich quasi eine Strategieberatung für ein Strategieprojekt quasi ins Haus zu holen so.

00:23:19: Das fand ich total krass!

00:23:21: Also da wir schon hört stehen da rechtliche Risiken dahinter, Leute.

00:23:26: Und dem seid euch bewusst wenn irgendwie die Obstkörbe schlecht sind oder wenn das Development-Programm nicht gut ist.

00:23:33: Jenen schlechten Kununu Glastor whatever Bewertung bekommt bestimmt ärgerlich.

00:23:39: aber wenn diese Prozesse nicht stehen da stehen wirklich Risiken, die in Richtung Strafrecht relevant werden können Sozialversicherungsbetrug was auch immer hinter.

00:23:52: seien euch dem bewusst dass es ein ernstes, wichtiges Thema.

00:23:56: Und wenn ich ganz kurz reinspringen darf bevor wir weitergehen... weil ich werde ganz nervös merk'.

00:24:00: ich rate Entschuldigung Pascal Wir sind dann nicht mehr im Diskussionsbereich Weil Workation Yoga Corp Hafermilch Performance Management Das sind alles Sachen.

00:24:12: da kannst du dich vielleicht rauslabern Warum wir jetzt keinen Performance Management haben und warum das nicht so schlimme ist.

00:24:18: und Gehaltserhöhung.

00:24:20: Aber So ein Thema wie versteuere Geldwärtervorteil oder Werkstudenten, oder wirklich Visum.

00:24:28: Da kannst du nicht mehr diskutieren warum du das jetzt gerade nicht gemacht hast weil das ist dein Job als HR und niemand sonst denkt daran!

00:24:37: Also Geldwärtervorteil können wir noch diskutieren feines sondern nicht über so Visums Sachen.

00:24:41: dass wäre das erste was ich immer machen würde.

00:24:44: dürfen alle Leute hier arbeiten haben die einen gültigen Arbeitsvertrag und weiß sich wie viel Gehalt sie kriegen.

00:24:50: Das ist für mich das erste, was man machen muss.

00:24:53: Also damit den Prüfungen da kann ich nur mit einklinken.

00:24:57: also ich bin gerade durch, gerade Lohnsteuer aus dem Prüfung gehabt für Sage und Schreibe, achtzehn Gesellschaften.

00:25:03: ja Was ich mir auch angewohnt habe, ist mir tatsächlich wirklich einmal die ganzen Auswertungen aus der FIBO, also Finanzbuchhaltung geben zu lassen.

00:25:15: Einmal durch alle Punkte durchzugehen und dann mal aufrollen zu kategorisieren, zu schauen wo stehen wir da überhaupt?

00:25:21: Wofür geben wir Geld aus?

00:25:23: Ich meine, da ist ja auch nur mein Hebeln aber es muss einfach sitzen wenn die Prüfer im Nackten sitzen.

00:25:27: Und ganz ehrlich, wir haben wirklich, falls da einer zu wird werden tolle Prüfe mit denen wir super reden können vom Finanzamt Wenn wir den zeigen können, die Leute.

00:25:37: Wir haben die Sachen vernünftig ausgesetzt.

00:25:39: oder wenn wir selber an Fehler entdecken das direkt melden und sagen Hallo hier!

00:25:43: Wie können wir damit umgehen auch im Vorfeld?

00:25:45: Gutscheine ich sage nur eine online Kaufhäuser jetzt ohne Namen zu nennen.

00:25:52: Ey seid vorsichtig aber das ist ein Gutscherch ist also nein dass es ein Geldwerter Vorteil das muss zweckgebunden sein all die Themen Gerade in Umfeld, wo wir auch sind.

00:26:02: Dass ich komme aus einem starken M&A-Transformationsumfeld.

00:26:05: oder habe ich immer drin gearbeitet die letzten Jahrzehnte Jahre?

00:26:09: Wir haben das ganze Thema Pensionen.

00:26:11: Pensionsgute achten!

00:26:13: Auch diese Sachen müssen parat sein.

00:26:15: wenn das abgefragt wird Da kannst du nicht sagen Ach ja komm In drei Monaten bin ich soweit.

00:26:21: Nee nee, das ist meistens hier bitte bis Ende der Woche und sie haben am Mittwoch angefragt so nach dem Motto also Die Sachen müssen einfach sitzen.

00:26:31: Kommst du gar nicht drumherum?

00:26:32: Und das ist eine Hausaufgabe, die ist notwendig.

00:26:35: und ganz ehrlich!

00:26:37: Ich finde auch als HR-Verantwortliche tut es total gut den Überblick über diese auch sehr finanzlastigen Themen zu haben um ein Gespür für die Ausgaben zu bekommen, zu schauen wo können wir was machen, wo sollten wir weniger machen.

00:26:52: also ich find das gehört auch zu so einer ja HR Hygiene dazu.

00:26:58: Für mich wäre der Haar ungeschminkt, ProTip und keine Wirtschaftsprüferin, keine Steuerberaterin.

00:27:05: Aber wenn ihr euch einmal diesen Prozess aufschreibt und sagt wie entscheide ich wann jemand in den Gehaltslauf kommt?

00:27:12: Also genau das was wir eben gesagt haben zu sagen darf der mensche arbeiten hat ja einen gültigen Arbeitsvertrag.

00:27:17: Was sind die konditionen vom arbeitsvertrag?

00:27:19: Wie kriegt dass der lohnbuchhalter oder die lohnbuchhaltern?

00:27:22: Und wie stelle ich sicher wenn jemand austritt dass dann nicht weiter Gehalt gezahlt wird, wenn ihr das einmal aufmalt.

00:27:30: In welcher Art auch immer und dann die Prüfungen kommen!

00:27:33: Und ihr sagt hey das sind unsere Standardprozesse so stellen wir das sicher?

00:27:38: Dann habt ihr wie Pascal sagt ganz oft ganz nette Prüfer da weil genau das wollen sie ja die sitzen ja ja auch nicht und sagen ich habe jetzt Bock da super viel Arbeit zu haben.

00:27:49: und auch deswegen schreibt einmal also denkt einmal über den Prozess nach ihr müsst doch ihr drüber nachdenken.

00:27:53: wie kriegt der Mensch Geld

00:27:55: kann ich eins zu eins unterschreiben.

00:27:58: und wir sind jetzt, finde ich von den Prozessen immer wieder auf ein Thema gekommen.

00:28:05: Das in jeder Diskussion von uns dreien jetzt drin gesteckt hat und zwar waren das die guten Personal- und Organisationsdaten, die dahinter liegen Und ihr habt jetzt verstanden dass die total wichtig sind für ist aber die Kernprozesse Aber natürlich auch darüber hinaus.

00:28:25: Deswegen, liebe Pascal, warum würdest du sagen sind diese Daten auch so sehr darüber hinaus wichtig zu sagen wie funktioniert mein Lohn richtig?

00:28:35: Wie funktionieren meine steiligen Abgaben richtig?

00:28:38: Also über diese Basic, VP Role Verwaltungstimme hinaus brauchen wir diesen Mitarbeiter-Organisationsdaten um unsere Verantwortung zu tragen in der Unternehmenssteuerung.

00:28:52: Dieses Workforce Planning.

00:28:54: also würde ich die Personalplanung an sich Talent und Performance Management die Skillentwicklung vorausschauen zu gucken müssen einfach verstehen Wer ist bei uns in der Orga?

00:29:05: Was können die, was tun sie?

00:29:07: wie viel brauchen wir sie in Zukunft.

00:29:11: Das ist unabdinglich.

00:29:12: und ganz ehrlich Anjuli, wir sind uns einig das kostet so viel Zeit!

00:29:16: Das muss man nachher erholt.

00:29:17: map diese ganzen Prüfungsprozesse und Audits muss man immer mit einklaren weil sonst überrollt es sein aber bei diesen grundsätzlichen Mitarbeitern Org-Daten.

00:29:29: Das ist für mich wirklich die strategische Verantwortung von HR das bereit zu haben.

00:29:35: Allerdings ist es kein reines HR-Thema, ne?

00:29:40: Hier muss HR finde ich auch end to end denken!

00:29:45: Weil wir kriegen nie die sauberen Daten und vollständigen Daten rein, wenn wir nicht in den einzelnen Bereichen mit den operativen Bereichen zusammenarbeiten.

00:29:56: Sei es eben mit zum Beispiel den Sales-Zahlen aus dem Finanzkontrolling oder Sales-Kontroling – mit den Führungskräften zusammenarbeiten, mit denen halt eine Engsprechend um die Daten auszutauschen.

00:30:08: Und nur damit kriegen wir auch eine saubere Datenqualität auf der wir aufbauen können für einer zukunftsfähige Infrastruktur des Unternehmens.

00:30:44: Die Jutter fängt dann zum ersten Zehnten an.

00:30:47: Was für eine Jutter?

00:30:49: Wie erster Zehnte, für welche Stelle überhaupt?

00:30:52: und dann kommt der zweite Zehntel und irgendwer steht vor dir und sagt ja warum hat die denn keinen Tisch?

00:30:57: und ich denke mir wer ist denn die Jutter?

00:30:59: das machen Leute ja nicht um mich zu ärgern sondern dass machen sie ja weil du als HR am Anfang total Land unter bist.

00:31:07: dann kennen die da irgendwie in der Irgendwie kennt.

00:31:10: und auf einmal hat Jutter den neuen Job habe ich irgendwann gesagt, in Zusammenarbeit mit IT also mit Infrastruktur.

00:31:18: es kriegt niemand Zugänge wenn ich den nicht freigegeben hab als HR.

00:31:23: Also wenn ich das nicht weiterleite an die IT und der einzige Weg wie ich das weiterleiter ist wenn diese Leute einen Vertrag von mir haben so und schon hast du eine Möglichkeit Wie du sicherstellst dass da niemand rumspringt Den du nicht kennst.

00:31:37: und das ist ja auch für die IT.

00:31:38: also Das ist immer mein Tipp mit der zusammenarbeit holt euch Infra und Finance, weil die haben auch ein Interesse daran, dass es sauber läuft.

00:31:47: Und freuen sich wenn du diejenige bist, die sagt hey ohne Arbeitsvertrag kein Arbeit- und ohne Freelance Vertrag kennt Freelancer, weil Finance und Infra wissen dann auch ist es nicht graut und rüben.

00:31:58: Grüße gehen raus!

00:31:59: Es macht auf jeden Fall Sinn da nicht gegeneinander zu arbeiten.

00:32:03: immer auf dem Thema.

00:32:05: Ich finde aber wir kommen jetzt zum Nächsten Thema schon, was ich jetzt finde auch aus der Diskussion sehr gut ergibt.

00:32:14: Wir sprechen gerade ganz viel von unserer Perspektive und sagen wo kann eigentlich uns etwas auf die Füße fallen?

00:32:22: Aber wir sind ja eine Organisation!

00:32:24: Wir haben ja quasi unsere Mitarbeitenden und sind ja letztlich unsere Kunden.

00:32:28: Aus eurer Erfahrung, wo spüren denn eigentlich diese Kunden, insbesondere Führungskräfte am allermeisten wenn wir unsere Prozesse nicht im Griff haben.

00:32:40: Ich glaube die spüren das sobald sie selber Zeit investieren müssen in irgendwelchen administrativen Tätigkeiten oder Workaround.

00:32:50: Wenn Sie das Gefühl haben auch kacke dort muss ich jetzt selber erledigen.

00:32:54: Das ist bei mir eine Organisation, wenn ich da am Anfang reingekommen bin Hat das durchaus so gesagt, ja, das machen wir selbst.

00:32:59: Dass irgendwie.

00:33:00: Finance hat ein HR-Prozess übernommen und die Führungstester haben dann Rekrutin selber übernomen.

00:33:05: Dann hat jede Region ihren eigenen Rekruter gehabt.

00:33:08: Dann meint ihr auch nicht mit dem Vertrag war ich nicht zufrieden.

00:33:11: Ich habe einen PDF genommen, ich hab das in Word konvertiert und hab da einen Paragrafen selber angepasst.

00:33:18: Auch alles schon erlischt.

00:33:19: Der

00:33:19: kommt Freude auf ne?

00:33:21: Ja, genau.

00:33:26: Wenn die anfangen wirklich ihr eigenes Zübchen zu kochen dann merken wir einfach die Schwächen und dieses Stück für Stück im Grunde zu schauen, warum hast du überhaupt angefangen dasselbe zu machen?

00:33:38: Wo ist das Problem?

00:33:39: was es eigentlich da nie mit der Mehrheit in der Bedarfsorientierung nicht ins blaue hinein zu sein.

00:33:45: Ich mache jetzt einen Prozess und den musst ihr jetzt nehmen sondern schauen wo liegt das Problem?

00:33:49: Warum wart ihr der Meinung dasselber Ton zu müssen?

00:33:53: Im Grunde geht es doch darum, dass wir das so anpassen und optimieren, dass Flugungskünfte besser führen können schnell entscheiden können und die Abläufe funktionieren.

00:34:02: läuft das überall optimal?

00:34:04: Nein, weil eine Prozessveränderung ist ein kontinuierlicher Prozess.

00:34:09: Ich sehe so viele Parallelen zum Start bei Stadthüster.

00:34:14: Ich bin ja seit auch bisschen über zwei Jahren in der Rolle und ich muss echt sagen wenn solche Themen einmal irgendwie auswuchern dann werdet ihr sehr lange damit beschäftigt sein diese wieder aufzuräumen.

00:34:30: Also bei mir war es zumindest richtig lange der Fall, Themen aufzuräumen.

00:34:34: Pascal aus deiner Erfahrung wie gehst du das an?

00:34:37: Wenn du merkst, es gibt wieder Schattenprozesse, Führungskräfte fangen an ihr eigenes Süppchen zu kochen und deine Aufgabe ist die Themen zu zentralisieren, Vertrauen aufzubauen und eben ja HR zu professionalisieren?

00:34:50: Wie sind da aus deiler Sicht die Hebel und wie gehste so was an?

00:34:54: Also erstmal muss man das nicht bekommen.

00:34:56: ne Also, das ist halt immer das Erste.

00:35:00: Also in Grunde mein Team so aufgestellt zu haben oder auch mit anderen Bereichsleitern, dass sie die Vertrauen haben, mir das überhaupt zu erzählen und dann, dass es aufplöppt und nicht jetzt aufplüppt weil das auch passiert denn so ein Kind schon im Runden gefallen ist ne?

00:35:15: Wie soll man sagen wenn schon die sagen hier und den müssen wir kündigen da mache ich ja.

00:35:19: warum?

00:35:20: Ja der hat den und den misst gebaut.

00:35:21: Ich sage ja habt ihr den abgemahnt wie?

00:35:24: Nee ich habe den gesagt, dass er sich gut ist.

00:35:26: Ja gut, aber wir haben doch jetzt nichts in der Hand.

00:35:28: Wir hätten den Pfeil doch vernünftig aufbauen können.

00:35:31: Also erstmal muss man es halt aufdecken.

00:35:33: nehmen wir vielleicht so ein Beispiel zu sagen okay warum ist das schief gelaufen?

00:35:38: Warum habt ihr euch nicht bei uns gemeldet?

00:35:40: und das zu eruieren wenn die sagen ja ich wusste gar nicht dass ich das mit euch besprechen kann.

00:35:45: Ich habe auch schon mal im Mitarbeiterversammlung von der Region hatte ich mir vorgestellt was für alles Maschen als ich halt neu da war.

00:35:52: Und dann meint sie in der Meta-Beitere, ich wusste ja gar nicht das all diese Themen bei Haar Ehr liegen.

00:35:57: Ich dachte ihr macht nur die Paleo-Roll?

00:36:00: Nee, wir müssen ein bisschen mehr!

00:36:02: Also also insofern im Grunde wenn dieser Workaround aufkommen oder im Grunden dieses King schon in den Brunnen gefallen ist zu schauen wo kommt das überhaupt her sich den Beteiligten halt zu suchen.

00:36:14: Ich nehme jemanden aus dem Fachbereich, aus HR eher das aufzuarbeiten und dann im Grunde an den nächsten Fällen zusammen.

00:36:23: so würden wir mal das machen.

00:36:25: So begleiten wir das dass sie ein Erfolgserlebnis haben zu sehen.

00:36:29: okay wenn HR das unterstützt Dann kriege ich entweder Mitarbeiter nochmal im Unternehmen gehalten oder ich krieg Mitarbeiter schneller raus.

00:36:39: Prozess für Gehaltserhöhungen läuft besser durch.

00:36:42: Ich habe danach nicht so viel Diskussion, die Mitarbeiter sind motiviert und wenn man das schon bei Kleinen macht dann macht man das beim nächsten und beim Nächsten wieder.

00:36:52: ich mache es immer mit kleinen Arbeitsgruppen immer so in den kleinen Multiplikatoben und sagt okay dann gehen wir mal in das größere Meeting dann erzählst du mir von deinen Erfahrungen?

00:37:01: Wenn wir dann im Prozess nur aufgesetzt haben das zu kommunizieren, zu begleiten, in Retros gehen Und so kriegen wir relativ schnell solche Punkte abgewendet, aber relativ schnell.

00:37:13: So ein Vertrauen baut sich nicht von heute auf morgen auf.

00:37:16: Bis alles so ist, dass sie grundsätzlich... Also jetzt habe ich die Situation und sagen okay, ich gehe erst mal zur Pascal da können auch schon mal zwei Jahre ins Land gehen.

00:37:25: Damit möchte ich keine Angst machen sondern einfach gucken das ist immer noch relativ schnell, das ist wie eine Krise im Vertrieb.

00:37:32: Genau dieses Thema was da noch drinsteckt, was du gerade sagst.

00:37:36: Es gibt Gründe, warum Leute das machen.

00:37:38: Und manchmal ist es auch einfach unwissen wo ich mich immer wieder selbst ermahnen muss zu sagen Ich darf nicht denken die Leute machen das weil sie morgens aufstehen und sagen wie kann ich denn jetzt mal Annika ärgern?

00:37:52: Sondern es gibt eigentlich einen Grund der dahinter steckt.

00:37:55: man muss einmal den Grund rausfinden.

00:37:58: Es sollte nicht der erste Ansatz sein, Leuten auf die Finger zu hauen und zu sagen das geht ja gar nicht.

00:38:03: Warum macht ihr das?

00:38:04: Sondern einmal zu sagen so ey woran liegt es.

00:38:07: Ohne Witz wenn ich in Unternehmen geholt werde.

00:38:11: also die holen mich aber die sagen irgendwas passt nicht mit HR und wir sind frustriert und machen mal was.

00:38:16: eine der ersten Sachen die ich mache Pascal ist zu gucken welche Schattenprozesse gibt es?

00:38:22: weil die werden ja nicht gebaut.

00:38:24: genau wie du sagst Annie kann mir jemand sagt bei euch hab jetzt Bock die Annika zu nerven, sondern weil er jemand sitzt und sagt ich möchte den Leuten nach der Probezeit ein vernünftiges Feedback geben.

00:38:32: Ich habe jetzt mal selber im Probe-Zeitbogen gebaut was übrigens mit der unangenehmste Moment ist wenn jemand reinkommt sagt ich hab hier einen eigenen Performance Management Bogen weil HR es nicht hingekriegt hat.

00:38:43: also wirklich da siehst du ja und denkst das ist so hart unser Job.

00:38:47: Und dann ist für mich das Wichtige einmal Das auch anzuerkennen, also nicht persönlich zu nehmen und zu sagen dein Bogen ist scheiße weil ich bin hier AHR.

00:38:57: Sondern anzuerkennen da hat sich jemand hingesetzt und sich Gedanken gemacht zum Wohle der Firma.

00:39:03: Und die Leute dann mitzunehmen und so sagen A das ist ja eine ganz tolle Idee.

00:39:08: Wichtig weil a für die Stimmung und b das sind ja offensichtlich die Führungskräfte Die Bock auf HR haben.

00:39:14: Also sie kannst du ja zur Verbündeten machen Bring ein Benefit rein.

00:39:19: Also sag nicht, hier ist mein neuer Bogen weil meiner ist besser und ich bin HR.

00:39:24: Was man ja schon manchmal hört sondern sagt hey wenn wir das über die fünf Dimensionen machen, die wir alle wichtig finden dann entwickeln wie unsere Kultur Dann können wir die Leute besser vergleichen dann sind bla bla bla Und das merke ich ganz oft dass irgendwann da eine neue HR reinkommt und sagt Ich habe jetzt einen Plan und Hier sind meine Sachen und Die stülpen Wir Jetzt Drüber und Das Ist halt auch Nicht Guter HR.

00:39:45: Arbeit fürs Unternehmen.

00:39:47: Nein, das ist es definitiv nicht.

00:39:49: Und da hast du völlig recht.

00:39:50: Also ich finde sogar die Schattenprozesse wenn man neu in eine Orgare einkommt zu erleben oder einfach mal zu beobachten und zu hören sich erzählen zu lassen was passiert, finde ich auch sehr dankbar weil Du dann merkst wo in der Organisation die Energie hingeht.

00:40:07: Was ist eigentlich der Bedarf?

00:40:10: Wo brennt es?

00:40:11: Manchmal sagen wir brauchen unbedingt das und das mache ich ja.

00:40:13: aber ganz ehrlich da kümmert sich immer kein Mensch drum.

00:40:17: Vielleicht sollten wir den Prozess mit de-priorisieren und gucken, was brauchen die jetzt ad hoc?

00:40:22: oder wo sind wir auch gerade?

00:40:24: Da haben wir dann mal losgelöst nur von einer Vertragserstellung und Payments.

00:40:28: Wo sind wir grade in größeren Strukturen im MPI Life Cycle und welche Unterstützung brauchen die Führungskräfte zum Beispiel jetzt in dem Moment?

00:40:39: weil dann spüren dies direkt so und die Prozesse sind ja nicht immer gleich Die können ja durchaus variieren.

00:40:47: Wie du sagst im Start-up, findest du was ganz anderes als wenn ich jetzt bei der Telekom mit knapp zweihunderttausend Mitarbeitern bin oder jetzt in unserer Struktur mit paar tausend Mitarbeiter.

00:40:57: Grundsätzlich ist es für mich zu schauen, was brauchen die?

00:41:00: Also die Prozesse müssen halt einfach sein, die müssen transparent und eindeutig Auch immer mit der Perspektive.

00:41:09: Und die kommen ja gleich auch dazu, diese Skalierbarkeit und Wert als Ownership.

00:41:14: Aber wenn es am Ende heißt keine Ahnung wird das verantwortet, dann stehst du da ne?

00:41:18: Also wirkt sich dieses einfach eindeutig auf eine skalierbare und klares Ownership und dann ist man schon auf einem guten Weg!

00:41:26: Und ganz ehrlich wo du es gerade sagst ein Prozess nicht des Prozesses willens also zwingen nicht alle Leute eine dreihundertsechzig-Gradbewertung auszufüllen, die nicht geteilt wird.

00:41:38: Die nicht besprochen wird, wo nichts

00:41:40: rauskommt.".

00:41:41: Also ich erzähle gerne von diesen Listen, die ich da irgendwelchen Leuten schicken musste und dann hab' ich irgendwann mal vergessen die Liste zu schicken und dann ist mir aufgefallen hey der hat seit acht Wochen keine Menage gefragt!

00:41:51: Und das sehe ich ja oft im HR, ne?

00:41:53: Dass er gesagt wird füll bitte noch das aus und wir brauchen die in Fond.

00:41:56: du denkst dir nee.

00:41:57: Ja also hier prägen mit unseren Prozessen ein Stück weit auch die Kultur im Unternehmen.

00:42:03: Also mit Prozessen können wir zum Gewissenmaße auch mit abbilden, was es in einem Unternehmen tatsächlich erwünscht.

00:42:12: Welches Verhalten ist vielleicht nicht erwünscht?

00:42:15: Wenn wir über zum Beispiel gerade großen Themen immer wieder Feedback Kultur und Verlagerung der Verantwortung in die Fläche das nicht immer auf Frühungskräfte sagen ja ich schiebe das mal zurück soll die geschätzungsentscheiden da kann die doch auch nicht immer.

00:42:29: Das heißt, wir haben die Möglichkeit in Strukturen zu schaffen den Verhalten begünstigen oder auch wieder verhindern.

00:42:39: Dessen müssen wir uns auch klar sein.

00:42:41: das ist eine Chance, die wir ergreifen müssen nicht alleine klar aber genau dafür sind wir ja auch da.

00:42:48: Wir haben ja jetzt noch eine andere, nicht ganz irrelevante technologische Innovationen so am Horizont die uns auch als HR-Abteilung beschäftigt und zwar die sogenannte KI.

00:43:01: Haben wahrscheinlich alle schon was von gehört und gerade in der Zeit von KI, von Automatisierungsfragstellung und von ganz vielen neuen Möglichkeiten die sich dadurch ergeben sind saubere Daten und Prozesse Wichtiger denn je.

00:43:18: Pascal, wie ist da dein Blick drauf?

00:43:21: Also KI kann phänomenal sein.

00:43:26: wenn wir sagen Sauberprozesse haben Topdaten dann schafft das einen enormen Mehrwert eine Wahnsinnsgeschwindigkeit.

00:43:35: also.

00:43:35: wenn ich jetzt schon schaue wir fangen jetzt an einer strukturierter dran zu gehen KI zu nutzen quasi Strukturen dafür zu schaffen dass sie es überhaupt tun können weil Mitarbeiter wollen.

00:43:46: Aber genau so kannst du halt auch Fehler und Schrott- und Inkonsistenzen und schlechte Projekte skalieren, wenn du KI machst.

00:43:56: Also skalieren ist skalieren wie im Guten und im Schlechten!

00:44:01: Und wir sind halt nicht also KI-Ready nur weil wir jetzt einen KI-Tool implementiert haben sondern es geht halt um Prozessredines, es geht um Data-Rediness Es geht um Governance-Strukturen.

00:44:15: Damit müssen wir arbeiten, aber dafür müssen wir bereit sein.

00:44:18: Da hilft das Tool erst mal nichts.

00:44:19: Das Tool ist nur so gut wie das Befitters.

00:44:22: Und das finde ich immer so schön wenn man einfach unfassbar schlechte Prozesse hat und noch schlechtere Daten und dann sagt Ich habe das jetzt KI automatisiert hier da es nicht mit minus und minus macht plus sondern der output wird dann auch entsprechend schlecht.

00:44:37: deswegen seid euch dem immer bewusst Ihr braucht das tollste KI-Transformationsprojekt nicht anfangen, bevor ihr nicht einfach einmal vor der eigenen Haustür gekehrt habt.

00:44:49: Oder zumindestens ihr müsst den Keller nicht ganz aufgeräumt haben aber ihr müsst zu mindestens einmal wissen was drin steht und was halt irgendwie vor sich hin verfault oder was nicht.

00:45:00: auch dafür kann man KI wieder nutzen.

00:45:02: ich finde gerade was irgendwie in Konsistenzen in Daten oder sonstwas angeht Wahnsinnig hilfreiches Tool.

00:45:10: Nichtsdestotrotz don't automate shit, sorry dafür aber finde ich ganz wichtig.

00:45:17: Vielleicht noch ganz kurz, weil ein Bebrindtes könnte sich nicht negeln und du sagst so natürlich müssen wir die Daten im Prozess.

00:45:23: es wären Traum wenn sie perfekt sind Aber auch hier ungeschminkte Wahrheit ist es natürlich das nicht.

00:45:28: Also es muss nicht alles perfekt sein.

00:45:31: Wir müssen uns aber bewusst dessen sein dass was Du sagst mit dem Keller wir müssen wissen was da drin steht.

00:45:35: Wir müssen wissen, was wir da eingespielt haben.

00:45:38: Wir können auch schon im Kleinen anfangen Wenn ihr nach Perfektion strebt alle Daten tipi-topik bevor ich KI einsetze.

00:45:47: das wird nicht funktionieren.

00:45:49: Also allein wenn ich jetzt gucke es wurde zu den HRTOL implementiert vor zehn Jahren Das sind alle Daten irgendwie so eingespeist worden.

00:45:58: Man kriegt aus einem HES System dann nicht alles super rausgespielt.

00:46:01: Schön wärs ist aber noch nicht.

00:46:03: Muss man Stück für Stück dran gehen.

00:46:06: Wichtig ist, sich bewusst zu machen welche Daten spiele ich ein und Stück für Stück aufzuräumen.

00:46:11: Weil dann erhöht das natürlich den Mehrwert von der KI-Phänomenal.

00:46:17: Ich möchte an dieser Stelle einmal weil das brennt mir unter den Nägeln sagen ihr habt mit einem Recht aber mein wichtigster Call wäre bitte denkt weiter nach!

00:46:28: Weil was ich ganz oft erlebe is Hallo lieber ChatGTP hier sind alle meine Personaldaten.

00:46:35: Mach mir mal eine gute Auswertung.

00:46:38: Ja?

00:46:38: Und jeder, der schonmal mit ChatGTP oder einer anderen KI ne Excel befüllt hat und gesagt hat ich möchte gerne das und das ausrechnen gibt mir die Formeln und sich wirklich die Formel mal angeguckt hat sieht dass es super oft richtiger Quatsch ist!

00:46:52: Dann musst du dem sagen Hallo wenn ich die Summe aus diesen zwei Formeln haben will bitte rechne das Minutes Das und mach hier nicht so'n Error-Formel.

00:47:01: Ich finde das ein gutes Beispiel weil Du musst wissen Was will ich eigentlich und wie funktioniert das, um KI gut zu nutzen?

00:47:08: Und was ich halt oft sehe ist dass irgendwer ohne jegliche Ahnung vor eine KI-Gesetz wird und gesagt wird macht es mal.

00:47:17: Und dann habe ich vierzig Seiten Übergabe in denen gar nichts steht.

00:47:21: oder man hat irgendwelche Reports wo die Zahlen nicht stimmen und auf einmal alle siebenundvierzigtausend Krankheitstage pro Woche haben und du sagst aber die Woche hat ja nur sieben Tage Und das sehe ich ganz oft, dass einfach KI genommen wird und zu sagen wir machen es jetzt besser und schöner und strukturierter.

00:47:36: Und dann sind die Prozesse aus den Seiten lang.

00:47:39: Niemand liest sie sich nochmal durch... ...und das wird dann abgegeben!

00:47:44: Dann haben wir auf einmal den Lohnsteuer außenprozess aber den funktioniert so gar nicht.

00:47:48: Das ist genau richtig.

00:47:49: also das Tool an sich, das KI-Tool, das wird uns nicht helfen.

00:47:54: Es ist halt, wie wir die Daten kriegen.

00:47:56: Wir müssen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schulen und schauen wer braucht es überhaupt?

00:48:00: Da kriegst du ja nicht alle dahin, dass sie tibitope KI- und KI-Agenten nutzen!

00:48:06: Wir müssen die da hingehend gefählnd auszumachen weil ich auch feststelle umso mehr wir diese KI einsetzen.

00:48:13: Ich mein unsere Mitarbeiter nutzen KI, um irgendwelche Schreiben zu formulieren an uns an denen was nicht passt.

00:48:19: Bewerbe nutzen KI dann hätten wir irgendwie KI gegen KI,

00:48:22: Dead Internet

00:48:24: Ja, also und da ist es umso wichtiger mit Hirn-und Verstand dran zu gehen.

00:48:29: Also mit dieser menschlichen Urteilskraft.

00:48:31: Da ich das gefilter wird's um so wichtiger.

00:48:33: Also auch immer im Rekrutingprozess ne?

00:48:35: Wenn ich eine Topbewerbung habe gegen eine Topaussreibung Wie differenzieren sich dann die Leute?

00:48:40: Und dann kann ich das auch nur noch durchs persönliche Gespräch und zu schauen wie reden die wir?

00:48:44: stellen sie sich dar wie machen die sich in der Fallstudie keine Ahnung?

00:48:47: Dann wird das menschliche wird nicht abgeschafft Im Gegenteil

00:48:52: genau.

00:48:52: Ich hatte jetzt ein... also bin ich eigentlich gespannt, wie ihr das findet als KI-Lösung.

00:48:58: Wo es um Performance Management ging und normalerweise habe ich im Anfang jedes Performance Management Cycle mich da immer hingestellt und einmal für die Mitarbeitenden erzählt was sind unsere Kriterien?

00:49:08: Warum machen wir das?

00:49:08: Warum ist Selbstentschätzung wichtig?

00:49:10: Und dann einmal für Führungskräfte bitte sagt der Person nicht du bist völlig inkompetent sondern bla bla bla.

00:49:16: ne Wie gebe ich gutes Feedback?

00:49:18: und da hab' ich jetzt einmal mit einer Firma ein Chat Situation gebaut, die richtig gut war.

00:49:26: Wir haben uns da aber auch dundenlang hinter geklemmt.

00:49:29: also wir haben das durchgespielt und wir haben Gespräche rein simuliert und eben nicht nur gesagt wie mache ich eine gute Selbstbewertung?

00:49:37: Und ich glaube dass es ist auch.

00:49:39: du musst einfach Zeit investieren in die KI bevorst ihr spart genauso wie ein HRS System.

00:49:44: wenn ich einfach nur mein HRS als Fancy Axel aufsetze Dann habe ich halt ein anderes Tool, was mir eine Fancy Excel macht oder ich mache es vernünftig.

00:49:53: Ich komme ursprünglich aus dem IT-Umfeld und das, was immer war, stellt dann eine Anforderung richtig.

00:50:02: Und das nehme ich grundsätzlich mit ihr Mistwissen, was am Ende dabei rauskommen soll!

00:50:07: Nicht nur heute sondern vielleicht auch morgen übermorgen also in Jahren jetzt gerechnet... Was braucht ihr denn?

00:50:13: Weil wenn du so ein Prozess, wenn da einmal steht und du merkst der Output ist für die Tonne meine Fresse.

00:50:20: Das wieder aufrollen, neu zu maschen, Zeitverlust sondergleichen... Also ich hab zum Beispiel BHR Kappie Eis von Greenfield aufgesetzt!

00:50:30: So Es war ganz klar, was sind die Anforderungen?

00:50:33: Was sind die Datensätze, die ich baue.

00:50:35: Welche Formel sind diese da?

00:50:36: Was will dich später mal reporten?

00:50:38: gerade wenn du zum Beispiel in so einem Restrukturierungs-MNA umfällt bist dann musst du ständig um welche Daten, die von schnell schnell schnell ist und dann musst Du in der Lage sein direkt reagieren zu können.

00:50:49: das kannst Du nur.

00:50:49: wenn Du sowas schon mal antizipiert hast habe Ich meine Anforderung richtig gestellt.

00:50:54: Und dass ist das was wir brauchen.

00:50:56: von vornherein und machen wir doppelt und dreifach Arbeit.

00:50:59: Das ist zum Beispiel beim HRIS-System, dann haben die angefangen vor Jahren zum Beispiel Daten irgendwie einzuklegen aber nicht einheitlich

00:51:05: z.B.,

00:51:06: die Anlagen in der Personalakte zu hinterlegen oder nicht die Mitarbeiterdaten immer in den gleichen Feldern und dann willst du es auswerten?

00:51:15: Und dann fängst du wieder händisch an alles zu reparieren.

00:51:18: das sind auch so die Erfahrungen also die wir von vornherein richtig aufsetzen oder Stück für Stück dann wieder anpassen dessen muss man sich bewusst sein.

00:51:27: Das ist insgesamt einfach ein guter Merksatz, nicht nur für KI sondern wirklich für Prozesse.

00:51:34: Was Kalle einfach toll, dass du da bist weißt du haust mal so nebenbei so einen tollen Satz raus überlegt euch immer warum machen wir das?

00:51:43: was soll daraus kommen?

00:51:45: und ich habe ganz oft erlebt, dass wir Prozisse haben und genau wie du sagst der fängt irgendwann mal ich sage mal dünn an und dann bauen wir tausend Sonderlocken also Arbeitsvertrag.

00:51:57: Aber was machen wir denn, wenn jemand früher anfängt oder es verschiebt?

00:52:00: Oder woanders so?

00:52:01: und irgendwann hat sich dieser Prozess ja so aufgeplustert.

00:52:07: Und dann brauchen wir das noch und da tragen wir das in die Liste ein und dann müssen wir aber auch noch die Person informieren Wenn ist für blablabla ne ihr wisst was ich meine und da irgendwie zu sagen Wir machen zu einem regelmäßigen Zeitpunkt mal Ordnung und gucken uns diese Prozesse an und brauchen wir dass überhaupt noch?

00:52:23: und ist überhaupt noch eine Anforderung?

00:52:25: Das hilft ja immer.

00:52:27: Und dann kannst du es gleich wieder aufräumen für den Wirtschaftsprüfer und sagen, hey so ist der neue Prozess!

00:52:33: Dann kriegst du auch keine Panikattacke wenn die Post kommt.

00:52:36: Anjuli ich finde das schlägt hervorragend die Brücke zu meiner letzten Frage, die ich heute an Pascal noch hätte.

00:52:43: Das ist eine total typische Situation.

00:52:46: gerade Du hast weniger Budget, Du musst dein Team verkleinern und Du musst genau das was Anjuly sagt Einfach mal ausmisten.

00:52:55: Vielleicht hat sie ja nicht nur deinen Team verkleinert, sondern auch die gesamte Organisation?

00:53:00: Wie machst du das mit HR-Prozessen?

00:53:02: Was wären deine Tipps zu sagen?

00:53:04: lasst uns doch mal ausmysten vielleicht auch radikal ausmüsten.

00:53:08: was kann man da eigentlich rausstreichen?

00:53:10: oder wie findet man es raus ob man einen Prozess ausmüssten kann?

00:53:16: Hier würde ich nach Milchtreibprinzipien vorgehen.

00:53:21: Das kann ich stoppen Was kann ich vereinfachen?

00:53:25: Und was kann jetzt solche automatisieren?

00:53:27: Wie gesagt, was kann ich stoppen?

00:53:29: Alles was zum Beispiel doppelte Datenerfassung ist.

00:53:33: Irgendwelche Reports und man hat keine Ahnung wo die hingehen.

00:53:36: Wo werden Schattenprozesse geführt?

00:53:38: Überall wo man merkt da wird etwas doppelt gemacht oder man weiß nicht warum es überhaupt gemacht wird.

00:53:43: einfach mal stoppen gucken was passiert meistens passiert nämlich gar nichts.

00:53:48: Dann das Thema Vereinfachen, zu schauen wo sind Prozesse?

00:53:51: Die sind irgendwie gewachsen.

00:53:53: Brauchen sie aber sind auch wirklich alle Ausnahmen und alle kleinen Auswüchse notwendig?

00:54:00: also sei es Freigabeprozesse.

00:54:02: ich meine Prozess wird nicht besser wenn mehr Leute den freigeben.

00:54:06: Unboardingprozess müssen es wirklich zehn E-Mails an zehn Dreische sein?

00:54:10: oder kann man nicht eine E-mail machen?

00:54:12: die Alle geht mit den notwendigen Informationen um in den verschiedensten Bereichen.

00:54:17: Ihr meint das an Julina, Finance IT vielleicht noch im Marketing bei uns in HR so was also dass man schaut wir machen es mal einfacher auch Performance Management.

00:54:28: muss der Performance Fragebogen wirklich sechs Seiten haben kann da nicht auch zwei haben zum Beispiel und schlussendlich automatisieren also alles was wirklich repetitiv ist regelbasiert wurde vielleicht auch nicht wirklich Wünschmals reinstecken musst, wie irgendwelche Remeinder, Termine verschicken.

00:54:48: Automatische Datenübertragung – also nicht selber die Excel erstellen und dann an die VI-Kollegen

00:54:55: schicken

00:54:56: sondern über eine Schnittstelle Daten zum Beispiel automatisiert überspielen.

00:55:01: Das wäre so die Herangehensweise.

00:55:04: Also stoppen, vereinfachen, automatisieren.

00:55:07: Aber da war ich meine wir arbeiten am lebenden Objekt.

00:55:10: Zum Teil kann man es auch nur von Zyklusmaschen, aber meine Erfahrung ist oftmals mit Sachen die wir stoppen.

00:55:16: Lass uns mal hören einfach damit aus und wenn sich keiner meldet dann war es auch nicht wichtig.

00:55:21: Kurzer Tisa!

00:55:23: Wir machen am Ende dieser Staffel eine Folge dazu wie wechsel ich meinen Lohnbuchhalter und mein HHS System?

00:55:32: Weil das sind ja immer die sehr schmerzhaften Themen.

00:55:35: zum Thema offenes Herz wollte ich noch schon einmal ankündigen.

00:55:39: Ich finde übrigens als letztes, was ich dazu sagen will.

00:55:42: Fragt da gerne auch mal nach.

00:55:45: also es gibt ja ganz oft dass ihr euch ein Prozess überlegt habt und der so ist und dann ist die Technik schon weiter und manchmal wisst ihr das nicht weil manchmal sind es Sachen die sehr datenlastig sind.

00:55:56: Damal IT-Infra oder so fragen ob die einen Best Practice haben?

00:56:01: Ob die vielleicht schon neues Tool für sowas haben?

00:56:03: Also gerade BI für alles was mit Auswertungen.

00:56:07: Seid euch da nicht zu schade, weil ihr müsst es nicht alles können.

00:56:11: Und dann habt ihr auch wieder mit den Kollegen geredet die sehen was ihr macht ist immer besser.

00:56:20: weniger Kapazitäten in administrativen Tätigkeiten.

00:56:24: Ich sehe aber auch, dass die Anforderungen aus den Fachbereichen

00:56:27: nach

00:56:28: Beratung in Sachen Führung, Organisationen und Transformation signifikant steigen weil die Komplexität einfach steigt.

00:56:35: zu schauen wo kann ich mir einverfreierem schaffen um mehr in diese beratende Tätigkeit zu gehen?

00:56:44: Das ist die beste Auftaktfolge heute gewesen, ganz, ganz bescheiden wie ich so bin.

00:56:50: Die wir für die Staffel Nummer vier uns hätten wünschen können.

00:56:55: Pascal, tausend Dank dass du heute dabei warst und deine Einblicke geteilt hast!

00:57:00: Und Jibo Zurer und Zurerinnen Wir werden diese Staffel ganz viel zusammen mit euch im Fundament schrauben und tief in HR Prozesse einsteigen.

00:57:12: Anjuli Ich würde sagen an dieser Stelle verabschieden wir uns für heute.

00:57:18: Es hat mir wie immer riesengroßen Spaß gemacht, ich hoffe euch auch!

00:57:23: Ja ebenso wird es so toll!

00:57:25: Vielen Dank Annika und Pascal aber natürlich auch vielen dank an euch da draußen fürs zuhören.

00:57:31: und wie immer wünsche Anregungen Gedanken an info athr-umgeschminkt.de, Annika und ich sind auch auf LinkedIn und wir freuen uns auf die Staffel wenn ihr Prozesse Themen habt, die ihr unbedingt besprechen wollt wo ihr findet ihr habt die beste Lösung das best practice oder ihr kennt jemand.

00:57:49: meldet euch gerne bei uns wenn ihr Personal hr Beratung braucht.

00:57:53: meldet Euch gerne bei mir.

00:57:54: und happy day Happy HR.

00:57:56: macht uns stolz bis nächste Woche.